「退職勸說」怎麼做才合法？—避免退職強迫風險的完整指南
10 月 03, 2025
「想要對付問題員工，但又不想被指控為非法的強迫離職…」這是許多人事主管面臨的課題。退職勸說是一種有效的人事手法，但若操作不慎，可能會引發嚴重的法律風險。因此，本文將結合判例，全面解說企業如何安全推進退職勸說的具體步驟與風險管理方法。
退職勸說與退職強迫的界線是什麼？
POINT：退職勸說是否構成非法的「退職強迫」，關鍵在於：是否對員工施加了足以妨礙其「自由離職意思」的心理壓力。必須在對等的立場下說服，並確保員工擁有說「NO」的選擇權，這才是重點。
成為法律判斷基準的重要判例
在判斷退職勸說的合法性時，【日本IBM事件】是重要的基準。本判決指出，對員工施加不當心理壓力屬於違法。同時，以損害名譽的言行妨礙自由意思決定的行為，也同樣不被允許。
也就是說，退職勸說必須以勞工「自由形成離職意思」為目的。一旦超越此限度，就可能被認定為非法的「退職強迫」，並成立不法行為。
合法退職勸說的絕對要件
合法的退職勸說，必須尊重員工的自由意思。最重要的是，「勞工是否仍有拒絕離職的餘地」。
只要員工能自由選擇「不辭職」，就是合法的退職勸說。但若讓員工失去拒絕的空間，使其陷入「只能辭職」的狀況，則極有可能被認定為退職強迫。
[律師 角田進二的解說]
在實務上，「面談的次數與時間」也是重要的判斷要素。例如，不應進行數小時的長時間面談，也不能反覆要求簽署離職書。面談必須被視為冷靜討論的場合。
成功推進退職勸說的具體步驟
POINT：退職勸說絕不能情緒化。必須遵循①事前準備、②首次面談設計、③證據化三步驟。如此才能降低風險並實現圓滿合意退職。
① 事前準備階段
公司內部共識
先就對象員工與幹部、上司進行協商，明確退職勸說是公司的總意，而非個人決定。同時要求相關人員嚴格保密。
整理勸說理由
理由必須基於客觀事實，而非「沒有幹勁」等主觀印象。應彙整具體問題案例與改善指導紀錄，並按時間順序排列。
預算與條件設定
需考慮條件（如特別退職金），並確保預算。解決金行情約為薪資3〜6個月，但須依個別情況調整。
② 首次面談設計
面談應於具隱私的會議室進行，由公司2名代表參加，時間以30分鐘〜1小時為宜。避免冗長。
切勿否定對方人格或能力，不得使用「解雇」「炒魷魚」等字眼。應始終保持「公司建議」的立場。
③ 證據化與紀錄保存
為避免「有無說過」的爭議，面談內容必須有紀錄保存。
退職合意書應包含的重要條款
POINT：退職合意書是防止後續紛爭的最重要文件。尤其是「清算條款」與「相互不責難條款」必不可少。若加上過度的「競業禁止義務」，則必須給予相應的金錢對價。
必須納入的條款
清算條款
確認除合意書所載金錢外，勞資之間不存在其他債權債務，以防止未來追加請求。
相互不責難條款
雙方承諾離職後不得損害對方名譽或信用，防止例如SNS上的誹謗中傷。
保密條款
承諾不得向第三方透露退職經過與合意內容，亦有助於避免公司機密外洩。
圓滿退職條款
確認此次退職為合意退職而非解雇，可增強員工的安心感。
需條件考慮的條款
競業禁止條款
限制一定期間內跳槽至競爭對手。但因涉及職業自由，若無合理對價，可能被判無效。
常見問題（FAQ）
Q1: 可以拒絕退職勸說嗎？
可以，完全可以拒絕。員工沒有法律義務接受。若明確拒絕後，公司仍執拗勸說，可能構成非法的退職強迫。
Q2: 拒絕退職勸說會被解雇嗎？
不會。單純拒絕不能成為解雇理由。解雇必須具備客觀且合理的理由。
Q3: 可以先與家人或律師商量嗎？
當然可以。若公司要求立即決定，反而可能被認定為違法。公司必須給予充分的考慮時間。
Q4: 若同意退職，離職理由是「公司原因」嗎？
是的，基本上會是「公司原因」，可比自願離職更快且更長期領取失業給付。這點說明清楚，對合意形成也有幫助。
與專家諮詢前應準備的資料
POINT：與專家諮詢時，不僅要提出主觀困惑，還必須準備能顯示客觀事實的資料，才能獲得更精準的建議，並提高退職勸說的透明度。
人事評價紀錄・勤怠數據
目的：作為退職勸說理由的客觀依據
要點：整理多年度評價、遲到缺勤等數據，按時序排列
指導紀錄・注意書
目的：證明公司曾給予改善機會
要點：整理口頭提醒、郵件警告、改善計畫書，並記錄員工反應
雇用契約書・就業規則
目的：確認契約內容與公司規範
要點：檢查職務內容、服務規範與退職程序相關條款
業務成果・問題案例紀錄
目的：具體化問題行為的證據
要點：紀錄業務錯誤、客戶抱怨、對同事的不良影響等事實
總結：及早諮詢律師是避免風險的關鍵
退職勸說對企業而言是非常重要的人事措施，因此必須謹慎進行。從事前準備、面談到合意書製作，每一步都需從法律觀點檢討。為降低法律風險並實現圓滿合意，請盡早與律師諮詢。