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Établir une Kabushiki Kaisha au Japon

29/07/2021

Présentation générale

La société par actions (Kabushiki Kaisha, ci-après dénommée « KK ») est actuellement la forme de société la plus populaire au Japon. Elle est essentiellement équivalente à une société normale (« C-corporation ») aux États-Unis.  

Une KK est détenue par des actionnaires, qui investissent dans la KK, mais dont la responsabilité est limitée au montant de leur investissement. Les actionnaires ne sont pas impliqués dans les opérations quotidiennes de la KK. Ce sont plutôt les administrateurs qui sont responsables du fonctionnement de la KK (bien qu’un administrateur puisse également être un actionnaire). 

Bien qu’il s’agisse d’une forme de société destinée à convenir à une entité de grande envergure, de nombreuses KK ont peu d’actionnaires et un capital de faible valeur.  

Procédure relative à la constitution d’une KK

Il existe deux méthodes différentes pour créer une KK. La première est la constitution en société par actions (hokki-setsuritsu), selon laquelle le nombre total d’actions initialement émises est détenu uniquement par les promoteurs. L’autre est la constitution par souscription (boshyu-setsuritsu), selon laquelle les promoteurs ne prennent qu’une partie des actions initialement émises et le reste est proposé à la souscription.  

L’incorporation des KK a tendance à se faire en tant qu’incorporation de promotion plutôt qu’en tant qu’incorporation de souscription, car l’incorporation de souscription exige des procédures supplémentaires telles que l’offre de souscription et l’attribution d’actions à d’autres personnes et la convocation d’une assemblée d’établissement des souscripteurs.  

La constitution d’une société requiert au moins un promoteur. Il n’existe aucune restriction quant à la qualification d’un promoteur, mais celui-ci doit apposer sa signature sur les statuts de la société et souscrire au moins une action. Il peut cesser d’être un actionnaire en vendant ses actions après la constitution. Les sociétés et les étrangers peuvent également agir en tant que promoteurs.  

Nous donnons ici une explication plus détaillée des procédures requises pour l’incorporation en tant que promoteur.

Détermination du type de Kabushiki Kaisha que vous souhaitez constituer en société

Avant de demander l’incorporation d’un KK, il est d’abord nécessaire de déterminer son profil. Le Bureau des affaires juridiques exige que ce profil contienne des informations de base et essentielles sur le KK. Par exemple, le nom de la KK, le nombre d’actions, la valeur des actions et ses objectifs commerciaux doivent être indiqués. 

Recherche de dénominations sociales similaires 

Une dénomination sociale doit être prévue dans les statuts de la société et être enregistrée. La dénomination sociale doit être exprimée en caractères japonais, mais une traduction en langue étrangère peut également être prévue dans les statuts.  

Étant donné qu’il est illégal d’enregistrer une dénomination sociale similaire à celle déjà enregistrée par une autre société exerçant le même type d’activités commerciales dans le même quartier, il est essentiel de confirmer l’absence d’enregistrement de dénominations sociales similaires avant de déposer une demande d’enregistrement de votre société. Cette démarche peut être effectuée auprès du Bureau des affaires juridiques.  

Obtention du certificat d’enregistrement de la société mère 

Si une société mère crée une KK en tant que filiale, il est nécessaire d’obtenir son certificat d’enregistrement avant de demander l’enregistrement de la société. 

Préparation des déclarations sous serment

Les déclarations sous serment concernant le profil de la société mère et les déclarations sous serment concernant les signatures des représentants de la société mère doivent être préparées et attestées par un notaire public dans le pays des participants au capital. 

REMARQUE IMPORTANTE : Au Japon, l’identité d’une personne est attestée par son nom et l’empreinte de son sceau plutôt que par sa signature.  Il est possible d’enregistrer une empreinte de sceau et d’obtenir un certificat de sceau enregistré auprès du bureau municipal local.  Un sceau enregistré est appelé « Jitsu-in ».  Le sceau enregistré et le certificat de sceau enregistré de chaque promoteur sont requis.  La société elle-même a également besoin d’un sceau enregistré.  

Rédaction des statuts de la société 

Les statuts de la société sont les documents importants qui déterminent la manière dont la société sera gérée. Il s’agit en quelque sorte du règlement intérieur de votre société. 

Les statuts énumèrent les « questions absolues » et les « questions relatives ». Les questions absolues sont celles qui doivent être mentionnées pour que les statuts soient valides, tandis que les questions relatives sont celles qui n’ont pas d’effet juridique si elles ne sont pas mentionnées dans les statuts.  

Matières absolues  

Objet, nom commercial, lieu du siège social, valeur ou montant minimum des actifs apportés au moment de la constitution, nom et adresse de chaque promoteur.  

Matières relatives  

Noms des personnes faisant des apports en nature, actifs à apporter, valeur des actifs et nombre et type d’actions attribuées à cet effet ; actifs à reprendre après la création de la société, valeur de ces actifs et nom du cédant ; frais de constitution engagés par la société ; nomination du ou des vérificateurs ; établissement du conseil d’administration ; règles de paiement.

Notarisation des statuts de la société 

Les articles de constitution de la KK ne deviennent exécutoires qu’après avoir été notariés par un notaire japonais. 

Souscription par le(s) promoteur(s) de toutes les actions et paiement de la somme de souscription 

Les apports doivent, en principe, être effectués en espèces. Le(s) promoteur(s) (et seulement le(s) promoteur(s)) est (sont) autorisé(s) à faire des apports en nature, au lieu d’apports en espèces. Cet apport en nature doit être prévu dans les statuts, dans la disposition relative à la constitution anormale, et, sauf dans certains cas, il est soumis au contrôle d’examinateurs désignés par le tribunal. Dans la pratique, les apports en nature sont rarement effectués car la désignation des examinateurs et leur contrôle sont des procédures très longues.  

Tous les paiements en espèces pour les souscriptions doivent être effectués auprès de la banque de traitement des paiements qui a été choisie par le(s) promoteur(s) et une commission de traitement des souscriptions d’actions a été déposée. La banque est tenue de garder en dépôt la somme totale des paiements de souscription en attendant l’enregistrement de la constitution de la société, et un certificat de détention de l’argent de la souscription émis par la banque doit être joint au formulaire de demande d’enregistrement de la constitution.  

Élection des administrateurs et du ou des commissaires aux comptes 

Dans le cas d’une constitution par voie de promotion, les administrateurs et le(s) commissaire(s) aux comptes sont élus par les promoteurs. Dans ce cas, les administrateurs et le(s) commissaire(s) aux comptes sont tenus d’enquêter sur le processus de constitution, tel que la souscription et le paiement des actions par le(s) promoteur(s).  

Une société doit avoir au moins un administrateur, et les statuts peuvent également prévoir la nomination d’un conseil d’administration, d’un conseiller comptable (un comptable fiscal agréé ou un CPA qui prépare les documents financiers en association avec le(s) administrateur(s)), d’un commissaire aux comptes, d’un conseil des commissaires aux comptes, d’un auditeur comptable (CPA ou société d’audit), etc. La structure d’une KK est toutefois soumise à des restrictions en fonction de sa taille et du fait que ses actions sont ou non cotées en bourse : 

  • Une société dotée d’un conseil d’administration doit nommer un commissaire aux comptes (sauf s’il s’agit d’une société avec des comités). Toutefois, cela ne s’applique pas si elle a nommé un conseiller comptable et si elle n’est pas cotée en bourse.  
  • Une société dotée d’un conseiller comptable doit nommer un commissaire aux comptes (sauf s’il s’agit d’une société dotée de comités).
  • Une société dotée de comités ne peut pas nommer de commissaire aux comptes.
  • Une société avec des comités doit nommer un commissaire aux comptes. 
  • Une grande entreprise qui n’est pas cotée en bourse doit nommer un commissaire aux comptes.
  • Une société cotée en bourse, une société dotée d’un conseil des commissaires aux comptes ou une société dotée de comités doit nommer un conseil d’administration. 
  • Une grande entreprise doit nommer un conseil des commissaires aux comptes et un commissaire aux comptes (sauf si elle n’est pas une entreprise cotée en bourse ou si elle est une entreprise avec des comités). 

Examen des procédures d’établissement 

Les administrateurs et les commissaires aux comptes doivent examiner les procédures d’établissement et déterminer si elles sont conformes à la loi. 

Enregistrement de la constitution auprès du bureau des affaires juridiques 

Une demande d’enregistrement de la constitution de la société est déposée en soumettant une « demande d’enregistrement de la constitution » accompagnée des pièces jointes pertinentes.  

Dans le cas d’une constitution en société, la demande doit être déposée dans les deux semaines suivant le jour où les administrateurs et le(s) commissaire(s) aux comptes ont terminé leur enquête sur le processus de constitution.  

Une fois l’enregistrement terminé, une entreprise devient une entité juridique et peut commencer à exercer ses activités.  

Acquisition du certificat d’information enregistré (y compris le sceau de l’entreprise)

Une fois que l’enregistrement de l’établissement a été effectué pour une succursale ou une filiale japonaise, un certificat d’informations enregistrées sur la société peut être obtenu auprès du Bureau des affaires juridiques. Le certificat d’informations enregistrées sur la société est un document certifiant officiellement les informations enregistrées sur la société.  

Le certificat d’enregistrement des informations relatives à la société doit normalement être présenté lors de l’ouverture d’un compte bancaire, de l’envoi de notifications aux autorités administratives, de l’achat d’actifs pour lesquels l’enregistrement du nom est requis (biens immobiliers, titres, véhicules, lignes téléphoniques, etc. 

Demande d’ouverture d’un compte bancaire

Il va sans dire qu’une nouvelle société devra ouvrir un nouveau compte bancaire à son nom. 

Notification à la Banque du Japon concernant l’acquisition d’actions 

Les investisseurs étrangers qui ont l’intention d’effectuer un investissement direct dans le pays doivent déposer un rapport ultérieur ou une notification préalable, selon le cas, auprès du ministre des finances et du ou des ministres compétents en charge du secteur concerné (via la Banque du Japon). Dans la plupart des cas, un rapport ultérieur devrait suffire.  

Lorsqu’une notification préalable est requise, une notification concernant l’acquisition d’actions/de parts sociales doit être déposée auprès de la Banque du Japon dans un délai de 3 mois avant la date à laquelle la demande d’enregistrement de la constitution en société est proposée. La période d’attente spécifiée relative à cette notification doit expirer avant que les fonds destinés au paiement de la souscription puissent être transférés au Japon depuis l’étranger. Dans les 30 jours suivant la constitution de la société, un rapport concernant l’acquisition d’actions (Equities) doit également être déposé. Lorsque l’investisseur étranger est un non-résident, ce dépôt doit être effectué par son mandataire résidant au Japon.  

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